Så hanterade två företag invasionen av Ukraina
De fick evakuera sina anställda och deras mormödrar, samtidigt har de lyckats utöka verksamheten i ett krigshärjat Ukraina. Ett år efter Rysslands invasion berättar två västsvenska bolag hur de har påverkats av kriget.
För ett företag i jordbruksbranschen är Europas kornbod Ukraina i vanliga fall en fantastisk marknad. Svenska Tornum, som tillverkar utrustning för spannmålshantering, har därför funnits där sedan 2013 och hade totalt nio anställda på sitt kontor i Kiev när kriget bröt ut. Fast att det skulle hända var det egentligen ingen som ville tro på, ända in i det sista.
– Jag hade pratat med vår försäljningschef Oleksandr på kvällen den 23 februari och frågat om han och de andra inte ville evakuera, men han hade precis varit ute hos en lovande kund och sa att han inte hade tid med krig, berättar Tornums exportchef Hanna Bjuke på huvudkontoret i västgötska Kvänum.
Hon pausar innan hon fortsätter med en rysning.
– Sen vaknade jag morgonen efter, såg nyheterna och slängde mig på telefonen. Då fick jag ett SMS från honom om att de flydde från granateld. Jag har aldrig i livet känt mig så maktlös!
Var inte oförberedda
Men Tornum stod inte oförberedda, tvärtom.
– Vi hade förstått att risken för att något skulle hända hade ökat markant och hade tagit fram en plan för vad vi skulle göra om det behövdes, säger Hanna Bjuke.
Alla anställda hade fått ut sin lön i förskott så att de skulle ha kontanter att ta sig fram med. De hade fått dubbla SIM-kort till telefonerna, och en plan hade gjorts upp för hur de skulle kunna ta sig till Lviv och sammanstråla där. Och på morgonen den 24 februari fick servicekillarna ge sig i väg hals över huvud.
– Vi hade en chatgrupp där vi försökte hålla kontakten, men det var svårt för det var kaos överallt. Alla vägar till Lviv var igenkorkade, alla hotell där var överfulla, och eftersom åtta av våra nio anställda är män fick de inte åka över gränsen. En av dem fick ta farväl av sin fru och bebis vid gränsen till Rumänien, och fick själv stå kvar och se dem åka.
– Jag var så oerhört tacksam att vi hade en plan. Även om jag kände mig maktlös hade vi ändå gjort allt vi kunde för våra kollegor.
Kunde flytta tillbaka
Men efter bara ett kort tag avtog kaoset och Tornum lyckades omlokalisera till en liten ort nära ungerska gränsen. Framåt sommaren kunde alla flytta tillbaka till Kiev igen och idag är verksamheten till och med större än innan invasionen.
– Det gick ändå ganska fort. Framåt april kom den ena kunden efter den andra och bad om att få sin leverans, och att vara en liten pusselbit i den kedja som ser till att Ukraina ändå kan fortsätta att förse världen med mat känns väldigt fint.
Och är det något Hanna Bjuke har lärt sig på vägen är det att det är svårt att förbereda sig för mycket.
– Jag var så oerhört tacksam att vi hade en plan. Även om jag kände mig maktlös hade vi ändå gjort allt vi kunde för våra kollegor.
Att planera för en katastrof
Att planera för en katastrof när man har nio anställda är svårt nog, att göra det för närmare 2000 personer är att höja ribban rejält. Men det var vad Sigma Technology Group, med huvudkontor i Göteborg, tvingades göra när Rysslands krigsretorik trappades upp.
– Vi har 1850 anställda i Ukraina, och redan 2014 när Ryssland annekterade Krim såg vi till att skruva upp vår kontinuitetsplan, säger Carl Vikingsson, vd på Sigma Technology Group.
För det första såg man till att ha en plan för allt praktiskt, från elgeneratorer till transporter. För det andra tränade man sig också på att verkställa den planen, om och om igen.
– Hela andra halvan av 2021 hade vi återkommande scenarioträningar, berättar Carl Vikingsson.
– Vi gav oss själva olika förutsättningar, till exempel internet går ner och vi får inte kontakt med nyckelpersoner, och när vi övade utifrån det upptäckte vi eventuella svagheter i planen och kunde rätta till dem.
Vikten av en kontinuitetsplan
Och arbetet gav resultat. När invasionen kom hade Sigma redan bokat upp bussar för att snabbt kunna evakuera sin personal och visste hur man skulle gå till väga för att kunna sätta planen i verket. De första veckorna efter invasionen evakuerades närmare 3000 personer från Kiev och östra Ukraina, och inte bara Sigmas anställda utan även de anställdas familjer, deras grannar, deras vänner och deras husdjur.
– Det var krig och vi hade plats i bussarna eftersom vi hade förberett oss, då lämnar man ingen bakom sig. Just att vi hade testat våra scenarier med olika eskaleringsnivåer och visste hur vi behövde organisera oss var avgörande för att vi klarade det så bra.
Eftersom Sigma som en del i kontinuitetsplanen hade skaffat en stor lokal i Lviv kunde de dessutom bygga upp verksamheten där allteftersom kollegorna från östra Ukraina anlände.
– Jobbet blev ännu viktigare för våra medarbetare eftersom det gav en slags vardag i kaoset, och redan två veckor efter invasionen hade vi hundra procents produktion igen. Jag skulle säga att det vi gjorde var en stilstudie i hur man gör en kontinuitetsplan som fungerar.
Det som företaget lärt sig av detta är vikten av att vara förberedda.
– Trots allt som hänt har vi vuxit i Ukraina under året, för vi har tagit hand om anställda och kunder och har fått ett renommé som ett företag det går att lita på oavsett vad som händer.
Text: Karin Aase
Fem råd - Att planera för det oförutsedda
Sigma och Tornum klarade krigsutbrottet bra tack vare förberedelser. Jesper Öhrn, chef för handel och internationell affärsutveckling på Västsvenska Handelskammaren, ger fem råd för att hantera det oförutsedda.
- Inse att allt kan hända
De senaste åren har vi upplevt flera allvarliga geopolitiska händelser: Brexit, Trumps ståltullar, pandemin, kriget i Ukraina för att nämna några. Även om det är svårt att förutse exakt vilka problem som kommer att dyka upp finns det alltid en risk att saker sker som får förödande konsekvenser. En bra start är att inse att förr eller senare uppstår problem och att ni har mycket att vinna på att ha en reservplan. - Kartlägg era risker
Det går inte att förutse allt som kan ske, men det går att kartlägga vilka som är den egna verksamhetens mest kritiska punkter. Är ni mest beroende av pålitlig elförsörjning, av komponenter från Taiwan eller av internetuppkoppling i Rumänien? Kartlägg era risker. - Gör en kontinuitetsplan
Inse att ni behöver en plan, även om ni inte vet exakt vad planen ska hantera. När ni vet vilka riskerna är kan ni göra en kontinuitetsplan, det vill säga en plan som beskriver hur ni ska kunna hålla verksamheten igång oavsett vad som kan tänkas hända. Gör planen så konkret som möjligt och ta gärna hjälp av expertis utifrån. Till exempel har MSB (Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap) bra information på sin hemsida. - Lägg inte alla ägg i en korg
Se över hela värdekedjan, även de delar som kan tyckas vara obetydliga. Risken är annars att ni märker precis hur viktiga de delarna är den dag de inte längre finns tillgängliga. Fundera på om det finns alternativa leverantörer/produkter/leveransvägar, och se till att ni har möjlighet att använda er av dem om det skulle behövas. - Se över ert nätverk
I en svår situation är ensam inte stark. Vi på Handelskammaren har ett brett nätverk av experter inom internationell handel kopplade till oss, allt från juridik till produktion till politisk expertis. Vi har också nätverk av företag och företagsledare som befinner sig i samma situation och kan lära av varandra. Om du inte vet var du ska börja är du välkommen att vända dig till oss så ser vi till att du får den hjälp du behöver.
BEHÖVER DU HJÄLP I INTERNATIONELLA HANDELSFRÅGOR?
På Västsvenska Handelskammaren har vi lång erfarenhet av internationell handel och ett globalt nätverk av marknadsexperter. Vi erbjuder allt från personlig rådgivning till kurser och nätverk inom export och import.
