Guide: Arbetsgivarens ansvar vid distansarbete
Allt fler anställda ser fördelarna med distansarbete. Men vilka skyldigheter respektive rättigheter innebär hemarbete på hel- eller deltid för dig som arbetsgivare? Läs expertens råd.
Hemarbete har diskuterats flitigt under pandemin. Det som i början drevs av arbetsgivaren för att minska risken för smittspridning har idag blivit en medarbetarfråga och en möjlighet för företag att öka sin attraktionskraft gentemot såväl ny som etablerad kompetens. Detta då många anställda upplever att hemarbete gett dem både flexibilitet och tidsvinster privat.
Men vem är det egentligen som bestämmer om ett arbete ska få genomföras på distans?
– Det är fortfarande du som arbetsgivare som bestämmer var arbetet ska utföras utifrån verksamhetens behov, men inom ramarna för anställnings- och kollektivavtal, säger Filip Malm, advokat specialiserad på arbetsrätt vid Advokatfirman Lindahl.
Under normala omständigheter ska distansarbete regleras i anställningsavtal eller i distansarbetsavtal och är något som kollektivanslutna bolag behöver MBL-förhandla om.
– På grund av Folkhälsomyndighetens allmänna råd, av vilka det följer att arbetsgivare ska verka för att de anställda arbetar hemifrån så mycket som möjligt, har den här typen av åtgärder inte behövts, säger Filip Malm och fortsätter;
– När de allmänna råden om hemarbete lyfts den 29 september innebär det bland annat att arbetsgivare bör säkerställa att de har avtal på plats som är anpassade för att hantera den ökade flexibilitet som hemarbete innebär och som många anställda har vant sig vid under pandemin.
Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar
Det är arbetsgivaren som ansvarar för sina anställdas arbetsmiljö, oavsett var de arbetar, vilket regleras i arbetsmiljölagen och förtydligas i Arbetsmiljöverkets författningssamling, allmänna råd och vägledningar. Här finns bland annat krav på dig som arbetsgivare att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, att följa upp hur dina anställda mår, samt att ansvara för arbetsplatsens utformning.
– Utgångspunkten är att arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön är densamma oavsett var arbetet utförs. Men vid hemarbete finns det ett ökat behov av att de anställda samverkar med arbetsgivaren, säger Filip Malm.
För att arbetsgivaren ska kunna kontrollera sina anställdas hemmiljö krävs med andra ord ett samarbete och en regelbunden dialog, där det även åligger de anställda att medverka.
Psykisk och fysiskt mående
– Som arbetsgivare är du skyldig att ta hänsyn till riskerna för att en medarbetare utsätts för stress eller att denne hamnar i en situation med ohälsosamma arbetstider. Därför är det viktigt att du tydliggör att hemarbete inte innebär en avvikelse från vad som gäller normalt i fråga om exempelvis tillgänglighet på mail och telefon eller arbetstider, säger Filip Malm.
Även när det gäller att säkerställa att dina anställda har rätt förutsättningar att arbeta hemifrån utan att deras fysiska hälsa påverkas har du som arbetsgivare ett ansvar. Dock blir kravet på att förse dem med arbetsredskap, såsom höj- och sänkbara skrivbord, högre ju längre tid de anställda arbetar hemifrån.
Läs mer: Våra juridiska tjänster
– Dessutom är det så att om man bedömer att det finns en arbetsmiljörisk med att de anställda arbetar hemifrån så kan det utgöra grund för att beordra en anställd att jobba en eller flera dagar från kontoret, så det kan i sig vara en del av lösningen.
3 tips om distansarbete till dig som arbetsgivare
- Utbilda de anställda som arbetar hemifrån i arbetsmiljöfrågor. På så sätt kan de själva medverka i arbetsmiljöarbetet genom att t.ex. rapportera in risker för arbetsmiljöproblem. Upplever du att det är svårt att ha koll på hur dina anställda mår, är det en väg att gå som både avlastar chefer och visar att du tar ansvar.
- Omförhandla era anställningsavtal och uppdatera er personalhandbok/era policyer med riktlinjer för hemarbete inför det att de allmänna råden om hemarbete lyfts den 29 september. I er personalhandbok/policyer kan det till exempel vara bra att förtydliga att det är samma regler som gäller för telefon- och arbetstider oavsett var man arbetar, så att det finns en gränsdragning mellan arbetstid och fritid även när man jobbar hemifrån.
- Tänk på att det systematiska arbetsmiljöarbetet gäller. Ju längre tid en person jobbar hemifrån desto mer omfattande blir kraven på arbetsmiljöarbetet. Sätt upp en tydlig systematik för vad ni ska förse de anställda med och vilka avstämningar ni måste göra för att säkerställa deras fysiska och psykiska arbetsmiljö.
ÖKA er KONKURRENSKTAFT – BLI MEDLEM IDAG
Filip Malm inledde höstens medlemsseminarier här på Västsvenska Handelskammaren. Aktuella och kompetensutvecklande seminarier för dig och dina anställda är en av flera medlemsförmåner som ingår i ett medlemskap i Västsvenska Handelskammaren. Hos oss får ni verktyg för att utveckla er verksamhet.
