Har du koll på handelsriskerna?
Handelsrisker och efterlevnad har seglat upp som en av företagsledningens viktigaste punkter. Att följa regelverket och se till att personalen har rätt utbildning kan vara skillnaden mellan succé och katastrof, både för företaget och individer.
Om internationell handel för bara några år sedan handlade om Just In Time och tulldeklarationer är det idag extremt förknippat med politik och riskhantering.
– Den geopolitiska kontext vi befinner oss i just nu påverkar handeln väldigt mycket, konstaterar Peter Hellman, expert på internationell handel på Västsvenska Handelskammaren.
– Det regionaliseras, det nationaliseras, och det införs sanktioner och nya regelverk. Allt det här påverkar hur företag kan göra affärer.
De nya lagkraven och reglerna innebär nämligen risker om företagen inte säkerställer efterlevnaden. Det kan till exempel handla om att se till att företaget faktiskt har tillstånd för att få exportera produkter med dubbla användningsområden, men det handlar också om att ny lagstiftning och ändrade förväntansbilder gör att det egna företagets ansvar för sina handelsled sträcker sig allt längre.
Kringgående av sanktionsförbud
Ett exempel är så kallat kringgående, det vill säga att företag inte tillräckligt noga har följt upp var deras produkter slutligen har hamnat eller har ursprung i, samt vilka parter de faktiskt handlar med.
– Även om EU har infört sanktioner mot Ryssland har vi sett hur produkter från EU har hamnat där ändå, ofta via grannländerna, säger Charlotta Brodin, associate på Mannheimer Swartling Advokatbyrå.
– Det har lett till att EU-kommissionen nu har uttryckt en slags omvänd bevisbörda. Om ett bolags produkter hamnar i Ryssland kan bolaget och personer inom verksamheten hållas ansvariga för det, om inte företaget kan bevisa att det har vidtagit tillräckliga åtgärder för att förhindra kringgåendet av sanktionsförbud.
Kundförväntan och lagkrav
Utöver risken att bryta mot lagkrav kan riskerna för företaget även vara finansiella eller att varumärket tar skada.
– Tittar vi till exempel på de sanktioner som har införts mot Ryssland ser vi att förväntansbilden från allmänheten i vissa avseenden har gått längre än lagkraven, säger Charlotta Brodin.
– I vissa fall har det lett till att företags renommé har tagit stor skada, trots att de har följt lagkraven, då de inte har levt upp till vad allmänheten förväntat sig.
Läs mer: Trender i världshandeln 2024
Säkerställa efterlevnad
Men hur kan man då som företag hålla sig ajour kring vad som gäller?
– Det finns flera sätt att säkerställa regelefterlevnad, konstaterar Charlotta Brodin.
– Men några av de viktigaste är klassificering, ursprung, screening, transaktionskontroll, INCOTERMS, efterhandskontroll och riskanalys.
Det gäller att verkligen undersöka alla delar av transaktionen
Alla de verktygen har olika funktioner och används för att uppfylla kraven från olika regelverk, men ofta går de också in i varandra.
– Till exempel kan insatsvaror ”smitta” en färdig vara med till exempel exportförbud, eller ägare av en underleverantör kan ”smitta” slutprodukten med sanktioner, säger Peter Hellman.
– Det gäller att verkligen undersöka alla delar av transaktionen, det vill säga vilka varor som är inblandade, vilka producenter och transportörer som är inblandade, och vart varan slutligen ska.
Riskanalys särskilt viktigt
Det finns dock ett verktyg som är särskilt viktigt och det är riskanalysen.
– Riskanalys bör ske kontinuerligt och handlar om att man vidtar åtgärder för att försöka förstå vad det är för sammanhang som den egna verksamheten verkar inom och vilka regler och förväntningar som faktiskt finns där ute, säger Charlotta Brodin.
– Om företaget vidtar riskbaserade åtgärder för att efterleva regler minskar risken drastiskt att personer inom företaget skulle klandras för att ha gjort fel uppsåtligt, och kanske inte heller för att ha varit oaktsamma.
En del i den här riskanalysen är att kontinuerligt göra efterhandskontroller.
– Följ upp och undersök var era produkter faktiskt har hamnat, till exempel genom att använda slutanvändarintyg, tipsar Peter Hellman.
– Åk till kunden, gör audits, gärna slumpvis, för att se hur era krav efterlevs. Dokumentera allt ni har gjort, från interna policys till korrespondens.
Utbilda personal och ledning
Inte minst menar både Charlotta Brodin och Peter Hellman att det är en mycket god idé att lägga tid och pengar på att utbilda både personal och ledning i vad som faktiskt gäller.
– Ansvaret om era produkter har hamnat fel kan hamna på inköp eller sälj, men det kan också sippra upp till både vd eller compliancechef om det visar sig att personalen inte hade de verktyg de behövde, säger Charlotta Brodin.
–Att lägga resurser på utbildning av personalen är med andra ord en mycket god affär.
3 tips för att komma igång
Charlotta Brodin och Peter Hellman tipsar om vad som är en bra start för att hantera handelsrisker och efterlevnad.
- Häng med i regelförändringar. Inte bara EU utan även andra länder inför just nu många nya lagar med handelsrestriktioner. Håll dig uppdaterad så att du inte gör fel av misstag.
- Utbilda er. Se till att inte bara ledning utan dessutom personal har uppdaterad utbildning kring handelsregler.
- Se över hela värdekedjan. Om någon av dina leverantörer eller kunder gör fel riskerar ert renommé att ta skada även om ni rent juridiskt inte har gjort något fel.
Rådgivning eller utbildning?
Vi på Västsvenska Handelskammaren hjälper dig med alla delar i din internationella affär. Hos oss finner du allt från grundläggande kurser inom export och import, till fördjupningskurser inom exempelvis CBAM, handelsefterlevnad och incoterms. Vi tillhandahåller också kurser anpassade för ditt företag och rådgivning inom internationell handel. Kika vidare på våra kurser, eller välkommen att kontakta vår kollega Jenny Åkerwall.
